コラム

 公開日: 2017-01-15 

メール提案2 メールの受信トレイにメールはどれだけ入っていますか?


メール提案2です。
ますますメールの連絡、資料は添付ファイルでメールの活用も増えています。
新年も始まったばかりですが、あなたの受信トレイにはどれだけのメールが溜まっていますか?
私は、年度初めに古いメールはほぼ削除してしまいます。

私が授業で見る限り、お仕事されている方はほぼ3桁の数字でメールが溜まっています。
古いものは3年も5年も前のものまで・・・
それどうするのですか?っていつも聞きます。
添付ファイルを探すときもメールの受信トレイから。
探し物にいつも時間を取られています。

まずは、左側に取引先ごと、項目ごとのフォルダをつくりましょう。
受信トレイで読んで、確認できたものはフォルダにその場で移動させます。
返事をしなければいけないものは、フォルダに入れてしまうと忘れてしまうので、返事を出すまではいつでも見える受信トレイに置き、返事をし終わったらフォルダに移動させるようにしています。
受信トレイには、基本そのような返事をするメールとその日に来たメールだけ。
探したいメールはフォルダ分類されているので、フォルダから探せば一目瞭然。
すぐに必要なメールが探し出せます。
すごくシンプルになりますから、時間短縮には絶対の方法です。

1年に一度、12月分を残して必要のないものはすべて削除するようにしています。
何年も前のものはほぼみません。添付ファイルも、ドキュメントやピクチャに仕事ごとに分類しているので、改めてメールから探すこともないでしょう。
すっきりとお仕事しましょう。

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講師 池田小百合

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TEL:0982-63-6262

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